L'université du Missouri gère des opérations web à grande échelle.

Remarque : cette étude de cas a été initialement publiée sous la marque Platform.sh. Elle a été republiée (mise à jour) afin de refléter notre nouveau nom, Upsun. Tous les résultats et conclusions restent inchangés.

La première école de journalisme. La première université publique américaine à l'ouest du Mississippi. L'architecte du homecoming, la tradition automnale de longue date qui consiste à accueillir sur le campus la communauté universitaire et ses anciens élèves. L'université du Missouri (Mizzou), fondée en 1839, est fière non seulement de ces premières, mais aussi des contributions, des réalisations et de l'innovation de ses étudiants (actuellement 31 121, représentant les 50 États et plus de 100 pays) et de son corps enseignant.

Avec la volonté de relever des défis complexes inscrite dans ses gènes, l'équipe marketing et communication de cette université de recherche révolutionnaire s'est lancée dans un incroyable voyage de six ans pour éliminer la dette technique, centraliser et normaliser ses environnements web vieux de plusieurs décennies et développés de manière organique, et enfin se concentrer sur le conseil client et la gestion de marque à un niveau expert.

Les raisons initiales du passage à une gestion centralisée du web

Commençons l'histoire de Mizzou par un peu d'histoire. Les sites web de l'université étaient complètement décentralisés. N'importe quelle école, division ou département disposant d'un budget ou d'une carte d'achat pouvait engager son propre développeur. Ou configurer son propre serveur. Ou acheter un hébergement tiers, puis créer un site web.

Tout cela, ajouté à 13 systèmes de gestion de contenu, des plateformes d'hébergement, l'absence de normes, des processus incohérents et des dépendances entre les départements, a incité Kevin Bailey, directeur des services numériques de Mizzou, le service marketing et communication de MU et le groupe informatique central de l'université à élaborer une stratégie visant à abandonner l'infrastructure locale au profit d'une approche basée sur le cloud. Une approche qui leur permettrait de mettre en œuvre des normes. De faire respecter les politiques de sécurité et de conformité (y compris l'obligation de protéger les données des étudiants et de l'université). Et d'harmoniser l'image de marque et l'expérience utilisateur sur l'ensemble de leurs propriétés web.

Quand la diversité crée des obstacles

Le groupe informatique central de l'université a chargé M. Bailey et son équipe de développement Web de migrer vers le cloud 25 % de ses 1 600 sites Web WordPress, Drupal et HTML statique hébergés sur site. Cette prolifération de sites Web diversifiés nécessitait une assistance. L'équipe Web n'était pas informée des problèmes rencontrés sur les sites et n'avait pas l'autorisation d'y accéder. Lorsqu'on lui demandait d'intervenir et d'apporter son aide, il fallait parfois plusieurs jours, voire plusieurs semaines, pour comprendre le fonctionnement d'un site. Et si un site était compromis, il n'y avait aucun moyen de le fermer, ce qui pouvait nuire à l'image de marque de l'université et compromettre sa sécurité.

D'un point de vue institutionnel, l'équipe a reconnu qu'elle ne pouvait pas prendre en charge une environnement web aussi vaste et diversifié. Après avoir soigneusement examiné les défis à relever, l'université a décidé d'investir dans des systèmes qui intégreraient étroitement les opérations et le développement. Faciliter le développement agile. Offrir des niveaux de performance élevés. Et permettre un stack plus standardisée, de la base de code à la couche d'hébergement.

Comment migrer de manière rentable et efficace les sites, dont certains sont plus petits avec seulement quelques dizaines de visites par mois et d'autres avec des millions de visites par mois, vers une plateforme unique, où les mises à jour et les modifications pourraient être déployées sur tous les sites rapidement, en toute sécurité et de manière cohérente, tout en minimisant les temps d'arrêt, est devenu un critère essentiel dans la recherche d'un fournisseur d'hébergement par l'équipe.

La recherche et la découverte de la flexibilité des développeurs

Le personnel de Bailey a reconnu la nécessité d'établir des normes pour un nombre beaucoup plus restreint de systèmes de gestion de contenu (choisissant finalement Drupal et WordPress), de pratiques DevOps, d'authentification et de sauvegardes, et de gérer les deux CMS désignés avec environ 90 % des mêmes processus. L'équipe souhaitait mettre à jour différents composants du stack, créer de nouveaux sites et déployer rapidement de nouvelles fonctionnalités. Améliorer les performances et la disponibilité. Et pouvoir déployer des mises à jour en toute confiance, sans risque de panne. Au-delà de la flexibilité des développeurs, ils avaient besoin d'efficacité pour gérer davantage de sites avec moins de développeurs.

Une fois ses exigences techniques définies, l'équipe a envoyé son appel d'offres, puis a évalué les différentes options avant de choisir Upsun pour héberger ses quelque 400 sites web Drupal et WordPress sur site.

« L'une des raisons pour lesquelles nous avons vraiment apprécié Upsun est qu'il nous a apporté une puissance, des performances et une flexibilité exceptionnelles, sans que nous ayons à gérer notre propre infrastructure d'hébergement cloud. Upsun fait un excellent travail en intégrant de nombreux éléments essentiels pour la plupart des sites. »

John Boyer 
Programmeur/analyste principal, Services numériques
Marketing et communication MU
Université du Missouri

« Upsun nous a fourni les contrôles dont nous avions besoin pour mettre en œuvre notre migration vers le cloud et notre programme de sécurité, ce qui a satisfait notre équipe de sécurité. Elle était rassurée de savoir que nous pouvions protéger nos données tout en permettant aux administrateurs et aux programmeurs de faire leur travail efficacement, sans droits ni privilèges inutiles. Upsun répond vraiment à nos besoins. »

Kevin Bailey 
Directeur des services numériques
Marketing et communication MU
Université du Missouri

Intégrer la communauté des développeurs

La décentralisation du campus s'est accompagnée d'une diversité des compétences des développeurs. La formation de l'équipe de développement au sens large s'est avérée plus complexe que prévu par l'équipe des services numériques.

Pour l'équipe élargie, l'hébergement conteneurisé était quelque chose d'inconnu : un changement radical dans leur façon d'appréhender leurs sites Web. De plus, tous les développeurs du campus n'avaient pas utilisé Git. M. Boyer a créé un workflow pour les aider à se mettre à niveau et à « se sentir à l'aise avec des outils qui ouvrent un nouveau monde de flexibilité ».

« D'un point de vue commercial, lorsque l'on pense au contrôle des processus métier, Upsun s'impose comme une évidence », explique Bailey. « Upsun utilise des outils que nous connaissons déjà et nous permet de contrôler des parties du processus que nous ne pouvions pas contrôler auparavant. Nous pouvons offrir une expérience beaucoup plus fiable et prévisible aux services qui ont besoin de sites web que nous ne pouvions le faire auparavant. »

Gérer des sites Drupal et WordPress à grande échelle

Pour l'équipe de Mizzou, mettre en place un seul site sur Upsun a été facile. Mais comment faire de même à grande échelle pour les centaines de sites Drupal et WordPress qui n'étaient pas identiques, qui étaient configurés différemment et sur lesquels le personnel n'avait aucune autorité ? Il fallait s'attaquer à ce problème.

« Nous ne nous soucions plus de la mise en place d'environnements et des autres tâches que permet Upsun », explique M. Boyer. « Au lieu de cela, nous avons appris à tirer parti des utilitaires de ligne de commande de l'API Upsun pour automatiser les processus qui réduisent nos coûts de maintenance par site sur l'ensemble de notre parc de sites web.

Avec l'ancien système de l'université, il fallait environ deux heures à un développeur pour corriger manuellement chaque site web Drupal ; rien n'était automatisé. Multipliez cela par 300 sites, et vous obtenez 600 heures consacrées aux mises à jour. Aujourd'hui, cela prend deux ou trois minutes par site, sans intervention humaine. Il y a un peu de contrôle qualité, mais nous gagnons probablement 1,5 heure de maintenance par mois et par site. C'est là le véritable avantage d'Upsun. »

John Boyer

Les développeurs de Mizzou s'expriment

Les développeurs web du service Marketing et Communication de l'université du Missouri avaient beaucoup à dire sur leur expérience avec Upsun. Voici quelques-unes de leurs impressions.

Des environnements de développement qui accélèrent et fluidifient les workflows

Les environnements de développement sont peu coûteux et faciles à mettre en place et à supprimer. Avec notre infrastructure gérée par le service informatique central, si nous voulions un environnement de test, nous devions écrire des scripts pour tout synchroniser et nous assurer que le code était synchronisé avec l'environnement de développement avant sa mise en production. Upsun nous permet d'intégrer les collaborateurs dans un flux de travail qui est pratiquement intégré à notre intégration Git, en supervisant l'ensemble du processus grâce à la synchronisation du code, de la base de données et des fichiers entre les environnements de développement. Cela nous facilite vraiment la vie.

Assistance client

Nous avons particulièrement apprécié l'honnêteté de l'équipe Upsun quant aux points forts et aux limites du service. Lorsque nous avons rencontré des problèmes, le personnel d'Upsun nous a expliqué exactement ce qui se passait et a assumé ses responsabilités sans tergiverser. Dans ces cas-là, les spécialistes Upsun dans les domaines concernés sont immédiatement intervenus pour nous aider à résoudre nos problèmes.

Établir des normes, automatiser

Upsun nous permet de créer des normes et d'intégrer tous ces sites extrêmement variables dans un workflow standard, un processus de construction standard et une configuration standard, afin que nous puissions gérer les choses à grande échelle.

Performances : sites plus rapides, provisionnement plus rapide

Avec Upsun, nous sommes beaucoup plus rapides. Nous pouvons mettre en place un nouveau site, entièrement synchronisé et prêt à fonctionner, entre GitLab et Upsun et tous les autres éléments, en seulement deux minutes. Nous pouvons également mettre à jour les composants du stack beaucoup plus rapidement.

Nos performances et notre disponibilité sont également bien meilleures. L'augmentation de 300 % des performances de WordPress se reflète dans nos projets Drupal (selon les outils d'audit de sites web de Google). Nous disposons également de sauvegardes cohérentes sur tous les sites, quelle que soit la technologie utilisée. Auparavant, nous ne savions pas si une sauvegarde existait ou non. Et comme nos services étaient cloisonnés, les sauvegardes se trouvaient à plusieurs endroits différents. Aujourd'hui, nous avons un emplacement unique. Nous savons que si quelque chose arrive, nous pouvons facilement récupérer cet instantané, le redéployer et rétablir un site en quelques minutes.

Du point de vue de l'utilisateur final, nous avons constaté une accélération considérable de l'accès lorsque nous consultons Google Analytics ; les utilisateurs passent moins de temps à cliquer ici et là. Ils obtiennent rapidement ce dont ils ont besoin, tout simplement parce qu'Upsun accélère considérablement les processus.

Une prise en charge pérenne de plusieurs langues

Nous avons la possibilité de modifier les composants du stack site par site, ce qui nous offre une grande flexibilité pour l'avenir. Si nous avons besoin de créer une application PHP, Node.js ou Ruby, nous pouvons désormais le faire.

Efficacité : plus de sites par développeur, avec une intégration plus rapide

Nous sommes beaucoup plus efficaces. Nous sommes désormais en mesure de gérer beaucoup plus de sites avec moins de développeurs. Avec l'aide d'Upsun, nous avons standardisé tous ces aspects liés au développement local. Ainsi, nous pouvons donner à un développeur qui n'a jamais touché à un site l'accès au référentiel. Il le clone, lance Lando, exécute le script et dispose d'un clone fonctionnel et exact du site Upsun sur sa machine locale. Il est également capable de prendre en charge d'autres sites, même s'il ne les a jamais vus auparavant.

Coût réduit, valeur ajoutée

En résumé, lorsque nous achetons un compte chez Upsun, nous bénéficions d'un environnement d'hébergement et d'une base de données pour une seule facture. Avec les serveurs locaux de notre service informatique, nous disposions d'une pile LAMP : Linux, Apache, MySQL, PHP. Les frais de support MySQL pour notre service interne étaient assez élevés, car il s'agissait d'un service ponctuel qui ne faisait pas partie de leur offre standard. Une grande partie de notre réduction des coûts est liée au fait que nous regroupons l'hébergement de bases de données avec Upsun et que nous pouvons obtenir les services de bases de données à un coût nettement inférieur à celui que nous aurions en interne.

Cela nous a été utile de montrer à notre communauté d'utilisateurs qu'ils bénéficient d'une grande valeur ajoutée grâce à un fournisseur d'hébergement cloud comme Upsun. Nous pouvons leur dire en toute honnêteté : « Voici les avantages dont vous bénéficiez. » Et la plupart de nos sites web coûtent moins cher qu'ils ne le faisaient sur notre matériel local.

Une transformation numérique qui répond aux exigences strictes de l'enseignement supérieur

Après plus de 25 ans de croissance organique du site web de l'université, M. Bailey est très fier des réalisations de son équipe. Les centaines de sites web sont entièrement standardisés en arrière-plan et presque aussi standardisés en avant-plan (autant que Drupal et WordPress le permettent).

Aujourd'hui, le service marketing et communication de MU est passé d'une petite équipe de deux développeurs à un groupe de 16 personnes comprenant des développeurs Drupal et WordPress, une équipe back-end, des designers et des spécialistes UX/UI. Travaillant selon un modèle d'agence, ils ne se contentent plus de gérer des sites web, mais analysent la manière dont ceux-ci répondent aux besoins du public et des départements, et les améliorations à apporter pour aller de l'avant. D'un point de vue technologique, des discussions ont été lancées au sein de l'équipe afin de développer une stratégie headless ou hybride.

Le renforcement de l'image de marque de l'université est devenu un élément central de la mission de l'équipe, qui soutient les objectifs plus larges de Mizzou en matière d'enseignement supérieur et vise à augmenter le recrutement et la rétention des étudiants. En quelques mois seulement, l'équipe supervisera l'ensemble des sites web des 13 principaux collèges et écoles de Mizzou, en mettant en œuvre des normes thématiques et de marque sur chaque site.

« Notre objectif a toujours été d'arriver à un point où nous pourrions aider nos gestionnaires de contenu à prendre en charge un site web et à gérer facilement leur propre contenu sans que nous ayons à intervenir », explique M. Bailey. À cette fin, les gestionnaires de contenu de Mizzou peuvent désormais suivre une formation à leur propre rythme, créée par les développeurs web de M. Bailey, afin de mieux comprendre le fonctionnement des environnements Drupal et WordPress de l'université. Ils apprennent également à configurer plus rapidement et plus efficacement de nouveaux sites web et à développer leurs compétences et leurs connaissances technologiques afin de participer au processus d'amélioration continue de l'équipe élargie.

« Sans les capacités d'Upsun, la gestion de l'infrastructure et l'équipe technique qui soutient notre backend, nous n'aurions pas pu consacrer notre temps aux nombreuses demandes de nos clients internes. Cela nous a permis d'économiser du temps et de l'argent. » 

Kevin Bailey