Die University of Missouri verwaltet den Webbetrieb in großem Umfang.

Hinweis: Diese Fallstudie wurde ursprünglich unter dem Markennamen Platform.sh veröffentlicht. Sie wurde überarbeitet (aktualisiert), um unserem neuen Namen Upsun Rechnung zu tragen. Alle Ergebnisse und Erkenntnisse bleiben unverändert.

Die erste Journalistenschule. Die erste öffentliche Universität westlich des Mississippi. Der Begründer des Homecoming, der langjährigen Herbsttradition, bei der die Hochschulgemeinschaft und ihre Alumni auf dem Campus willkommen geheißen werden. Die University of Missouri (Mizzou), gegründet 1839, ist nicht nur stolz auf diese Premieren, sondern auch auf die Beiträge, Leistungen und Innovationen ihrer Studierenden (derzeit 31.121 aus allen 50 Bundesstaaten und mehr als 100 Ländern) und ihrer Fakultät.

Mit der Bereitschaft, komplexe Herausforderungen anzugehen, die in ihrer DNA verankert ist, hat sich das Marketing- und Kommunikationsteam der bahnbrechenden Forschungsuniversität MU auf eine erstaunliche sechsjährige Reise begeben, um technische Altlasten zu beseitigen, ihre jahrzehntelang organisch gewachsenen Webumgebungen zu zentralisieren und zu standardisieren und sich schließlich auf das Geschäft der fachkundigen Kundenberatung und Markenpflege zu konzentrieren.

Die ursprünglichen Gründe für die Umstellung auf einen zentralisierten Webbetrieb

Beginnen wir die Geschichte von Mizzou mit einem Blick in die Vergangenheit. Die Websites der Universität waren vollständig dezentralisiert. Jede Fakultät, jede Abteilung und jeder Fachbereich, der über Finanzmittel oder eine Einkaufskarte verfügte, konnte einen eigenen Entwickler beauftragen. Oder einen eigenen Server einrichten. Oder Hosting von Drittanbietern kaufen und dann eine Website einrichten.

All dies, sowie 13 Content-Management-Systeme, Hosting-Plattformen, fehlende Standards, inkonsistente Prozesse und Abteilungsabhängigkeiten, veranlasste Kevin Bailey, Director of Digital Service, MU Marketing and Communications und die Central IT Group der Universität, eine Strategie zu entwickeln, um von einer lokalen Infrastruktur zu einem cloudbasierten Ansatz überzugehen. Ein Ansatz, der es ihnen ermöglichen würde, Standards zu implementieren. Sicherheits- und Compliance-Richtlinien durchzusetzen (einschließlich der Verpflichtung zum Schutz von Studenten- und Universitätsdaten). Und die Marke und das Nutzererlebnis auf allen ihren Webauftritten zu vereinheitlichen.

Wenn Vielfalt Hindernisse schafft

Die zentrale IT-Gruppe der Universität beauftragte Bailey und sein Webentwicklungsteam mit der Verlagerung von 25 Prozent der 1.600 lokalen WordPress-, Drupal- und statischen HTML-Websites in die Cloud. Diese Vielzahl unterschiedlicher Websites erforderte Unterstützung. Das Webteam wurde nicht benachrichtigt, wenn eine Website ein Problem hatte, und hatte auch keine Berechtigung, darauf zuzugreifen. Wenn es um Unterstützung gebeten wurde, konnte es Tage oder Wochen dauern, bis es herausgefunden hatte, wie eine einzelne Website funktionierte. Und wenn eine Website kompromittiert worden war, gab es keine Möglichkeit, sie abzuschalten, was den Ruf der Universität schädigen und ihre Sicherheit gefährden konnte.

Aus institutioneller Sicht erkannte das Team, dass es diese Tiefe und Breite der Webumgebung nicht unterstützen konnte. Nach sorgfältiger Abwägung der Herausforderungen beschloss die Universität, in Systeme zu investieren, die Betrieb und Entwicklung eng integrieren. Agile Entwicklung ermöglichen. Hohe Leistung liefern. Und einen standardisierteren Stack ermöglichen, von der Codebasis bis zur Hosting-Ebene.

Die kostengünstige und effiziente Migration der Websites, von kleineren mit nur Dutzenden von Zugriffen pro Monat bis hin zu solchen mit Millionen von Zugriffen pro Monat, auf eine einzige Plattform, auf der Updates und Änderungen schnell, sicher und konsistent auf allen Websites bereitgestellt werden können, während Ausfallzeiten minimiert werden, wurde zu einem wichtigen Kriterium bei der Suche nach einem Hosting-Anbieter.

Die Suche nach, und Entdeckung von, Flexibilität für Entwickler

Die Mitarbeiter von Bailey erkannten, dass sie Standards für weitaus weniger Content-Management-Systeme (letztendlich entschieden sie sich für Drupal und WordPress), DevOps-Praktiken, Authentifizierung und Backups festlegen und die beiden ausgewählten CMS mit etwa 90 % identischen Prozessen verwalten mussten. Das Team wollte verschiedene Komponenten im Stack aktualisieren, neue Websites einrichten und neue Funktionen schnell bereitstellen. Verbesserung der Leistung und Verfügbarkeit. Und die Möglichkeit, Updates ohne Ausfälle sicher zu implementieren. Neben der Flexibilität für Entwickler benötigten sie die Effizienz, um mehr Websites mit weniger Entwicklern zu verwalten.

Nachdem die technischen Anforderungen festgelegt waren, verschickte das Team seine Ausschreibung, wog die Optionen ab und entschied sich für Upsun als Host für seine rund 400 Drupal- und WordPress-Websites vor Ort.

„Einer der Gründe, warum uns Upsun so gut gefallen hat, war, dass es uns diese Fülle an Leistung, Performance und Flexibilität bot, ohne dass wir unsere eigene Cloud-Hosting-Infrastruktur verwalten mussten. Upsun leistet gute Arbeit und hat viele der grundlegenden Funktionen für die meisten Websites bereits integriert.“

John Boyer 
Programmierer/Analyst-Principal, Digital Service
MU Marketing und Kommunikation
Universität von Missouri

„Upsun bot uns die Kontrollen, die wir für die Umsetzung unserer Cloud-Migration und unserer Sicherheitsvorschriften benötigten, was unser Sicherheitsteam zufriedenstellte. Sie waren überzeugt, dass wir unsere Daten schützen und gleichzeitig Administratoren und Programmierern ermöglichen konnten, ihre Arbeit effizient zu erledigen, ohne unnötige Rechte und Erlaubnisse. Upsun passt einfach perfekt zu uns.“

Kevin Bailey 
Leiter Digital Service
MU Marketing und Kommunikation 
Universität Missouri

Einbindung der Entwickler-Community

Mit einem dezentralisierten Campus ging eine Vielfalt an Entwicklerkompetenzen einher. Die Schulung des gesamten Entwicklungsteams war aufwändiger, als das Digital Service Team erwartet hatte.

Für das erweiterte Team war das containerisierte Hosting etwas völlig Neues: eine komplette Umstellung in ihrer Sichtweise auf Websites. Und nicht alle Entwickler auf dem Campus hatten zuvor mit Git gearbeitet. Boyer entwickelte einen Workflow, um ihnen den Einstieg zu erleichtern und ihnen „ein gutes Gefühl für die Tools zu vermitteln, die ihnen eine neue Welt der Flexibilität eröffnen“.

„Aus geschäftlicher Sicht ist Upsun einfach die logische Wahl, wenn es um die Kontrolle von Geschäftsprozessen geht“, sagt Bailey. „Upsun verwendet Tools, mit denen wir bereits vertraut sind , und ermöglicht uns die Kontrolle über Teile des Prozesses, die wir zuvor nie kontrollieren konnten. Wir können den Abteilungen, die Websites benötigen, eine viel sicherere und vorhersehbarere Erfahrung bieten als jemals zuvor.“

Verwaltung von Drupal- und WordPress-Websites in großem Umfang

Für das Mizzou-Team war es einfach, eine einzelne Website auf Upsun zum Laufen zu bringen. Aber wie sollte das in großem Maßstab für Hunderte von Drupal- und WordPress-Websites funktionieren, die nicht identisch waren, unterschiedlich eingerichtet waren und über die sie keine Mitarbeiterberechtigung hatten? Das musste gelöst werden.

„Wir müssen uns keine Gedanken mehr über das Einrichten von Umgebungen und andere Dinge machen, die Upsun ermöglicht“, erklärt Boyer. „Stattdessen haben wir gelernt, wie wir die Befehlszeilen-Dienstprogramme der Upsun-API nutzen können, um Prozesse zu automatisieren, die unsere Wartungskosten pro Website für unsere gesamte Website-Flotte senken.

Mit dem vorherigen System der Universität hätte ein Entwickler etwa zwei Stunden gebraucht, um jede Drupal-Website manuell zu patchen; nichts war automatisiert. Multipliziert man das mit 300 Websites, sind das 600 Stunden, die für Updates aufgewendet werden mussten. Heute sind es zwei bis drei Minuten pro Website, ohne dass jemand daran arbeiten muss. Es gibt zwar noch einige Qualitätssicherungsmaßnahmen, aber wir sparen wahrscheinlich 1,5 Stunden Wartungszeit pro Monat und Website. Das ist der echte Vorteil von Upsun.“

John Boyer

Mizzou-Entwickler äußern sich

Die Webentwickler von MU Marketing and Communications hatten viel über ihre Erfahrungen mit Upsun zu berichten. Einige ihrer Gedanken sind hier zusammengefasst.

Entwicklungsumgebungen, die Arbeitsabläufe beschleunigen und vereinfachen

Entwicklungsumgebungen sind kostengünstig und lassen sich leicht auf- und abbauen. Mit unserer zentral von der IT verwalteten Infrastruktur mussten wir, wenn wir eine Testumgebung wollten, Skripte schreiben, um alles zu synchronisieren, und sicherstellen, dass der Code mit der Entwicklungsumgebung synchronisiert war, bevor er live ging. Mit Upsun können wir die Mitarbeiter in einen Workflow einbinden, der weitgehend in unsere Git-Integration eingebettet ist, und den gesamten Prozess durch die Synchronisierung von Code, Datenbank und Dateien zwischen den Entwicklungsumgebungen verfolgen. Das macht unser Leben einfach leichter.

Kundensupport

Was wir besonders erfrischend fanden, ist die Ehrlichkeit des Upsun-Teams hinsichtlich der Stärken und Grenzen des Dienstes. Wenn wir Probleme hatten, haben uns die Mitarbeiter von Upsun genau erklärt, was los ist, und sich ohne Ausflüchte dazu bekannt. In solchen Fällen haben die Spezialisten von Upsun in den entsprechenden Bereichen tatsächlich mit angepackt, um uns zu helfen.

Standards festlegen, automatisieren

Mit Upsun können wir Standards erstellen und all diese extrem variablen Websites in einen standardisierten Workflow, einen standardisierten Build-Prozess und eine standardisierte Konfiguration überführen, sodass wir alles in großem Maßstab verwalten können.

Leistung: schnellere Websites, schnellere Bereitstellung

Mit Upsun sind wir viel schneller. Wir können eine neue Website innerhalb von buchstäblich zwei Minuten einrichten, vollständig synchronisieren und betriebsbereit machen – zwischen GitLab und Upsun und allen Komponenten. Außerdem können wir die Stack-Komponenten viel schneller auf dem neuesten Stand halten.

Unsere Leistung und Verfügbarkeit sind ebenfalls deutlich besser. Eine 300-prozentige Steigerung der WordPress-Leistung spiegelt sich auch in unseren Drupal-Projekten wider (basierend auf den Website-Audit-Tools von Google). Außerdem verfügen wir über konsistente Backups für alle Websites, unabhängig von der verwendeten Technologie. Früher hatten wir keine Ahnung, ob ein Backup existierte oder nicht. Und da unsere Abteilungen voneinander isoliert waren, befanden sich die Backups an verschiedenen Orten. Jetzt haben wir einen einzigen Speicherort. Wir wissen, dass wir im Falle eines Problems ganz einfach einen Snapshot abrufen, ihn erneut bereitstellen und die Website innerhalb von wenigen Minuten wiederherstellen können.

Aus Sicht der Endnutzer haben wir anhand von Google Analytics einen deutlich schnelleren Zugriff festgestellt; die Nutzer verbringen weniger Zeit mit Herumklicken. Sie finden tatsächlich schnell, was sie brauchen, weil Upsun alles so viel schneller macht.

Zukunftssicherer Support für mehrere Sprachen

Wir haben die Flexibilität, Komponenten im Stack auf einer Website-Basis zu ändern, und wir haben Flexibilität für die Zukunft. Wenn wir eine PHP-, Node.js- oder Ruby-Anwendung erstellen müssen, können wir das jetzt tun.

Effizienz: mehr Websites pro Entwickler, schnellere Einarbeitung

Wir sind viel effizienter. Wir können jetzt viel mehr Websites mit weniger Entwicklern verwalten. Mit Hilfe von Upsun haben wir alle Aspekte der lokalen Entwicklung standardisiert, sodass wir einem Entwickler, der noch nie mit einer Website zu tun hatte, Zugriff auf das Repository geben können. Er klont es, startet Lando, führt das Skript aus und hat einen funktionierenden, exakten Klon der Upsun-Website auf seinem lokalen Rechner. Er kann auch andere Websites unterstützen, selbst wenn er sie noch nie gesehen hat.

Geringere Kosten, mehr Wert

Das Wichtigste ist: Wenn wir ein Konto bei Upsun kaufen, erhalten wir die Hosting-Umgebung und die Datenbankumgebung zusammen auf einer einzigen Rechnung. Mit lokalen Servern über unsere IT-Abteilung hatten wir einen LAMP-Stack: Linux, Apache, MySQL, PHP. Die MySQL-Supportkosten für unseren internen Service waren recht hoch, da es sich um eine einmalige Leistung handelte, die über den normalen Support hinausging. Ein Großteil unserer Kosteneinsparungen ergibt sich aus der Tatsache, dass wir das Datenbank-Hosting mit Upsun bündeln und die Datenbankdienste zu deutlich geringeren Kosten als intern erhalten.

Es war hilfreich, unserer Nutzergemeinschaft zu zeigen, dass sie von einem Cloud-basierten Hosting-Anbieter wie Upsun einen großen Mehrwert erhält. Wir können ihnen ehrlich sagen: „Das sind die Vorteile, die Sie erhalten.“ Und die meisten unserer Websites kosten weniger als auf unserer lokalen Hardware.

Digitale Transformation, die strenge Anforderungen im Hochschulbereich erfüllt

Nach mehr als 25 Jahren organischem Wachstum der Website der Universität ist Bailey sehr stolz auf die Leistungen seines Teams. Die Hunderte von Websites sind im Backend vollständig standardisiert und im Frontend nahezu standardisiert (so weit wie es mit Drupal und WordPress möglich ist).

Heute ist die Marketing- und Kommunikationsabteilung der MU von einer zweiköpfigen Entwicklungsabteilung zu einer 16-köpfigen Gruppe gewachsen, die Drupal- und WordPress-Entwickler, ein Backend-Team, Designer und UX/UI-Spezialisten umfasst. Sie arbeiten nach einem Agenturmodell und kümmern sich nicht mehr um die Verwaltung von Websites, sondern analysieren, wie die Websites den Anforderungen des Publikums und der Abteilungen entsprechen und welche Verbesserungen für die Zukunft vorgenommen werden sollten. Aus technologischer Sicht beginnen die Teamgespräche zur Entwicklung einer Headless- oder Hybrid-Strategie.

Die Stärkung der Marke der Universität ist zu einem zentralen Bestandteil der Mission des Teams geworden und unterstützt die übergeordneten Ziele von Mizzou, seinen Stellenwert in der Hochschulgemeinschaft zu festigen und die Zahl der Studierenden zu erhöhen und zu halten. In nur wenigen Monaten wird das Team die vollständige Betreuung aller Websites der 13 wichtigsten Colleges und Schools von Mizzou übernehmen und auf jeder Website Themen- und Markenstandards implementieren.

„Unser Ziel war es immer, einen Punkt zu erreichen, an dem wir unseren Content-Managern helfen können, eine Website zu übernehmen und ihre eigenen Inhalte einfach zu verwalten, ohne dass wir eingreifen müssen“, erklärt Bailey. Zu diesem Zweck können die Content-Manager der Mizzou nun an selbstbestimmten Schulungen teilnehmen, die von Baileys Webentwicklern erstellt wurden, um besser zu verstehen, wie die Drupal- und WordPress-Umgebungen der Universität funktionieren. Wie man neue Websites schneller und effizienter einrichtet. Und wie sie ihre technologischen Fähigkeiten und Kenntnisse erweitern können, um Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses des erweiterten Teams zu sein.

„Ohne die Fähigkeiten, die Infrastrukturverwaltung und das technische Team von Upsun, das unser Backend unterstützt, hätten wir uns nicht um die vielen internen Kundenanfragen kümmern können. Das hat uns sowohl Zeit als auch Geld gespart.“

Kevin Bailey