La solution SaaS BoardSpot libère les conseils d'administration des organisations à but non lucratif.

Remarque : cette étude de cas a été initialement publiée sous la marque Platform.sh. Elle a été republiée (mise à jour) afin de refléter notre nouveau nom, Upsun. Tous les résultats et conclusions restent inchangés.

Le développement de sites web personnalisés pour les organisations à but non lucratif est l'une des activités principales de l'agence numérique Oxbow Labs, partenaire d'Upsun, depuis 15 ans. Le fondateur Winn Jewett et son équipe s'attachent en priorité à acquérir une compréhension approfondie de la mission unique de chaque organisation à but non lucratif.

Pour presque tous les projets de sites web personnalisés, l'équipe d'Oxbow Labs a constaté que les clients à but non lucratif demandaient un ensemble d'outils intégrés pour soutenir leurs conseils d'administration, dont les responsabilités couvrent la direction stratégique, la planification, le renforcement/suivi des programmes et la supervision financière. La tendance qui se dégageait de ces implémentations ponctuelles et personnalisées a incité l'équipe d'Oxbow Labs à créer un portail pour les conseils d'administration à but non lucratif qui aurait un impact positif sur la gouvernance de toute organisation à but non lucratif.

Une solution SaaS pour faciliter la gouvernance

Pendant des années, les conseils d'administration des organisations à but non lucratif ont utilisé des outils traditionnels pour gérer leurs réunions et diriger leurs organisations. Certains ont bricolé des solutions à partir de différents outils (Dropbox pour les fichiers, e-mails pour la communication, doigts croisés pour les réponses), tandis que d'autres s'appuyaient entièrement sur des dossiers papier et des réunions en personne. Pendant des années, le secteur a lentement évolué vers des outils plus sophistiqués, jusqu'en mars 2020, lorsque la COVID-19 a accéléré la nécessité pour les conseils d'administration d'adopter une solution de gouvernance entièrement numérique et à distance.

BoardSpot, une société dérivée d'Oxbow, répond à la vision de toutes les organisations à but non lucratif : réaliser le plein potentiel de leurs conseils d'administration grâce à l'accès à l'information et à la collaboration. Pour concrétiser cette vision, l'équipe de BoardSpot a très tôt compris qu'elle devait développer un portail pour les conseils d'administration à but non lucratif avec un nouvel ensemble d'outils et des fonctionnalités suffisamment puissantes pour répondre aux besoins des organisations à but non lucratif de taille industrielle, tout en restant suffisamment intuitives pour que les membres bénévoles du conseil d'administration se sentent immédiatement à l'aise.

Conçu avec Upsun et fourni sous forme de logiciel en tant que service (SaaS), BoardSpot complète le travail d'Oxbow et permet d'élargir l'offre de services aux organisations à but non lucratif à la recherche d'une suite de solutions en ligne robustes.

La facilité d'utilisation et le modèle tarifaire de BoardSpot ont rencontré un vif succès auprès des grandes organisations à but non lucratif dans un large éventail de secteurs, notamment l'enseignement supérieur, la santé et la conservation des terres.

Soutien aux entreprises internationales

BoardSpot s'appuie sur Upsun pour exécuter plusieurs versions de son code source dans plusieurs régions du monde. L'intégration d'Upsun à GitLab permet de déployer automatiquement le code sur l'ensemble des instances BoardSpot, garantissant ainsi la synchronisation du produit pour tous les clients. Les clients internationaux bénéficient des améliorations en termes de performances et des avantages liés à la résidence des données d'un serveur physiquement situé à proximité.

Agilité pour relever les défis et faire évoluer rapidement les solutions

« L'un des principaux avantages de l'hébergement avec Upsun est la rapidité et la flexibilité qu'il apporte au processus de développement », explique M. Jewett. « Cette fonctionnalité nous a permis d'être extrêmement réactifs aux demandes et suggestions des clients. » Un exemple ? Le Fonds d'équipement des Nations Unies (FENU).

Au début du développement du produit, l'UNCDF a contacté BoardSpot avec un défi unique. En raison des réglementations strictes imposées aux organisations relevant des Nations unies, tous les votes en ligne de l'UNCDF doivent être certifiés par un membre externe avant que les résolutions puissent être officiellement approuvées. BoardSpot a sauté sur l'occasion pour concevoir une solution technologique simple à un défi de gouvernance réel et a rapidement intégré la certification des votes dans le système de vote en ligne. Cette fonctionnalité a ensuite été déployée auprès de tous les clients de BoardSpot qui avaient également besoin de ce niveau supplémentaire de responsabilité.

Une sécurité intégrée dès le départ

Conçu autour de Drupal, BoardSpot exploite largement les fonctionnalités de sécurité et de conformité prêtes à l'emploi d'Upsun, ainsi que son workflow de développement. « Dans le processus de développement de BoardSpot, nous utilisons un hook de déploiement pour supprimer toutes les données des clients des environnements de développement », explique M. Jewett.

« Il est absolument primordial qu'il n'y ait aucune contamination croisée entre les organisations et que les données des clients ne soient jamais exposées. En tirant parti des capacités d'Upsun, nous pouvons donner à notre équipe de développement l'accès à tous les environnements jusqu'à la branche de développement, avec la tranquillité d'esprit de savoir que les données sont nettoyées tout au long du workflow. »

Winn Jewett
Fondateur
Oxbow Labs et BoardSpot

Travailler en parallèle, accélérer les cycles de développement

À tout moment, l'équipe de développement de BoardSpot travaille simultanément sur de nouvelles fonctionnalités qui nécessitent des semaines, voire des mois de développement, apporte des améliorations mineures qui peuvent être mises en œuvre en quelques jours et implémente des correctifs, notamment les mises à jour de sécurité fournies par l'équipe dédiée de Drupal. Avec Upsun, chacune de ces fonctionnalités est fournie avec un clone identique de l'environnement d'hébergement complet, jusque dans les moindres détails de configuration. Avec des calendriers de déploiement aussi disparates entre les fonctionnalités les plus petites et les plus importantes, l'intégration d'Upsun avec GitLab facilite les demandes de fusion pour rebaser automatiquement le référentiel Git afin d'inclure les modifications de code récentes dans les branches de fonctionnalités à long terme.

« Nos ingénieurs sont capables de travailler à une vitesse incroyable pour déployer rapidement des mises à jour et prendre le temps nécessaire pour planifier et développer correctement de nouvelles fonctionnalités importantes, le tout sans perdre une seconde. »

Winn Jewett

Donner en retour et COVID-19

Dès le début, Jewett et son équipe ont voulu s'assurer que les plus petites organisations à but non lucratif, celles qui disposent de peu de personnel et de budgets extrêmement serrés, puissent se permettre d'utiliser des technologies pour soutenir leurs missions. Sur les 1,56 million d'organisations à but non lucratif aux États-Unis, 75 % ont un budget inférieur à 500 000 dollars*. Pour soutenir ces petites organisations à but non lucratif, BoardSpot a mis en place un programme de subventions offrant des remises importantes (jusqu'à 90 %), afin de leur permettre d'accéder à des outils de classe mondiale pour leurs conseils d'administration. « Sans les performances incroyables d'Upsun, nous ne pourrions pas nous permettre d'offrir BoardSpot à un tarif aussi avantageux à nos plus petits clients à but non lucratif », explique M. Jewett.

En réponse à la crise sanitaire liée à la COVID-19, BoardSpot a rapidement lancé une fonctionnalité de visioconférence intégrée directement au produit, permettant aux organisations à but non lucratif de continuer à tenir leurs réunions en toute sécurité, même si elles ne pouvaient pas se réunir en personne.

Je pense que les organisations à but non lucratif sont parmi les entités les plus innovantes et les plus importantes de nos communautés, mais elles sont souvent les plus défavorisées en matière de solutions technologiques. Je suis heureux que BoardSpot puisse fournir un service important à ces organisations essentielles.

Winn Jewett

*Brice McKeever. Centre national des statistiques caritatives. Le secteur à but non lucratif en bref 2018. 13 décembre 2018.