Die SaaS-Lösung BoardSpot entlastet Vorstände gemeinnütziger Organisationen

Hinweis: Diese Fallstudie wurde ursprünglich unter dem Markennamen Platform.sh veröffentlicht. Sie wurde nun neu veröffentlicht (aktualisiert), um unserem neuen Namen, Upsun Cloud, Rechnung zu tragen. Alle Ergebnisse und Erkenntnisse bleiben unverändert

Die Entwicklung maßgeschneiderter Websites für gemeinnützige Organisationen ist seit 15 Jahren ein fester Bestandteil des Portfolios der Digitalagentur und des Upsun cloud-Partners Oxbow Labs. Gründer Winn Jewett und sein Team legen großen Wert darauf, ein tiefes Verständnis für die einzigartige Mission jeder gemeinnützigen Organisation zu entwickeln, Gutes zu tun.

Bei fast jedem maßgeschneiderten Website-Projekt stellte das Team von Oxbow Labs fest, dass gemeinnützige Kunden eine Reihe integrierter Tools wünschten, um ihre Vorstände zu unterstützen, deren Aufgabenbereiche die strategische Ausrichtung, Planung, Stärkung und Überwachung von Programmen sowie die Finanzaufsicht umfassen. Das sich aus diesen einmaligen, maßgeschneiderten Implementierungen abzeichnende Muster veranlasste das Team von Oxbow Labs dazu, ein Vorstandsportal für gemeinnützige Organisationen zu entwickeln, das sich positiv auf die Governance jeder gemeinnützigen Organisation auswirken würde.

Eine SaaS-Lösung zur Erleichterung der Unternehmensführung

Seit Jahren nutzen Vorstände gemeinnütziger Organisationen altmodische Tools, um Vorstandssitzungen zu verwalten und ihre Organisationen zu leiten. Manche basteln sich Lösungen aus verschiedenen Tools zusammen – Dropbox für Dateien, E-Mail für die Kommunikation, Daumen drücken bei der Rückmeldung –, während andere sich ganz auf gedruckte Unterlagen und persönliche Treffen verlassen. Jahrelang vollzog die Branche langsam den Übergang zu ausgefeilteren Tools, bis im März 2020 COVID-19 die Notwendigkeit beschleunigte, dass Vorstände eine vollständig digitale und remotebasierte Lösung für die Unternehmensführung einführen mussten.

BoardSpot, ein Spin-off-Unternehmen von Oxbow, verwirklicht die Vision aller gemeinnützigen Organisationen: das volle Potenzial ihrer Vorstände durch Zugang zu Informationen und Zusammenarbeit auszuschöpfen. Um diese Vision zum Leben zu erwecken, erkannte das BoardSpot-Team schon früh, dass es ein Portal für Vorstände gemeinnütziger Organisationen entwickeln musste – mit neuen Tools und Features, die leistungsstark genug sind, um die Anforderungen von gemeinnützigen Organisationen in Unternehmensgröße zu erfüllen, aber dennoch so intuitiv, dass sich ehrenamtliche Vorstandsmitglieder sofort wohlfühlen.

BoardSpot wurde mit Upsun Cloud entwickelt und wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Es ergänzt die Arbeit von Oxbow und ermöglicht ein erweitertes Serviceangebot für gemeinnützige Organisationen, die nach einer Suite robuster Online-Lösungen suchen.

Die Benutzerfreundlichkeit und das Preismodell von BoardSpot sind bei großen gemeinnützigen Organisationen aus den unterschiedlichsten Branchen, darunter Hochschulwesen, Gesundheitswesen und Naturschutz, unglaublich beliebt geworden.

Unterstützung globaler Unternehmenskunden

BoardSpot nutzt die Upsun Cloud, um mehrere Versionen seiner Codebasis in verschiedenen Regionen weltweit auszuführen. Durch die Integration der Upsun Cloud mit GitLab können Code-Deployments automatisch und gleichzeitig auf die gesamte Flotte von BoardSpot-Instanzen übertragen werden, sodass das Produkt für alle Kunden synchron bleibt. Internationale Kunden profitieren von den Verbesserungen der performance und den Vorteilen der Datenlokalisierung durch einen Server, der sich physisch in ihrer Nähe befindet.

Flexibilität, um auf Herausforderungen zu reagieren und Lösungen schnell zu skalieren

„Einer der größten Vorteile des Hostings bei Upsun ist die Geschwindigkeit und Flexibilität, die es in den Entwicklungsworkflow bringt“, sagt Jewett. „Dank dieser features können wir unglaublich schnell auf Kundenanfragen und -vorschläge reagieren.“ 

Ein Beispiel? Der Kapitalentwicklungsfonds der Vereinten Nationen (UNCDF).

In den frühen Phasen der Produktentwicklung wandte sich der UNCDF mit einer besonderen Herausforderung an BoardSpot. Aufgrund der strengen Vorschriften, denen Organisationen unter der UN unterliegen, müssen alle Online-Abstimmungen des UNCDF von einem externen Mitglied beglaubigt werden, bevor Beschlüsse offiziell genehmigt werden können. BoardSpot ergriff die Gelegenheit beim Schopf, eine einfache technische Lösung für eine reale Herausforderung im Bereich der Unternehmensführung zu entwickeln, und integrierte die Abstimmungszertifizierung zügig in das Online-Abstimmungssystem. Diese Funktion wurde anschließend für alle BoardSpot-Kunden eingeführt, die ebenfalls dieses zusätzliche Maß an Rechenschaftspflicht benötigten.

Sicherheit von Grund auf

BoardSpot basiert auf Drupal und nutzt intensiv die sofort einsatzbereiten Sicherheits- und Compliance-Features sowie den Entwicklungs-Workflow von Upsun Cloud. „Im Entwicklungsprozess von BoardSpot verwenden wir einen Deploy-Hook, um alle Kundendaten aus den Entwicklungsumgebungen zu entfernen“, sagt Jewett.

„Es ist absolut entscheidend, dass es keine gegenseitige Kontamination zwischen Organisationen gibt und dass Kundendaten niemals offengelegt werden. Indem wir die Möglichkeiten von Upsun nutzen, können wir unserem Entwicklerteam Zugriff auf alle Umgebungen bis hin zum Dev-Branch gewähren – mit der Gewissheit, dass die Daten während des gesamten Workflows bereinigt werden.“

Winn Jewett
, Gründer
von Oxbow Labs und BoardSpot

Parallel arbeiten, Entwicklungszyklen beschleunigen

Zu jedem Zeitpunkt entwickelt das Entwicklerteam von BoardSpot gleichzeitig neue Features, deren Entwicklung Wochen oder Monate dauert; nimmt kleinere Verbesserungen vor, die innerhalb weniger Tage fertig sind; und implementiert Hotfixes – einschließlich Sicherheitsupdates vom speziellen Sicherheitsteam von Drupal. Mit Upsun Cloud wird für jedes dieser Features ein identischer Klon der gesamten Hosting-Umgebung bereitgestellt, bis hin zum kleinsten Konfigurationsdetail. Angesichts der so unterschiedlichen Bereitstellungszeitpläne zwischen den kleinsten und den größten Features erleichtert die Integration von Upsun Cloud mit GitLab es, dass Merge-Anfragen das Git-Repository automatisch rebasen, um aktuelle Codeänderungen in langfristige Feature-Branches einzubeziehen.

„Unsere Entwickler können unglaublich schnell arbeiten, um rasche Updates zu veröffentlichen, und sich gleichzeitig die nötige Zeit nehmen, um große neue Features sorgfältig zu planen und zu entwickeln – und das alles, ohne auch nur einen Moment aus dem Takt zu geraten.“

Winn Jewett

Etwas zurückgeben und COVID-19

Von Anfang an wollten Jewett und sein Team sicherstellen, dass sich auch die kleinsten gemeinnützigen Organisationen – jene mit wenig Personal und extrem knappen Budgets – Technologien leisten können, die ihre Ziele unterstützen. Von den 1,56 Millionen gemeinnützigen Organisationen in den Vereinigten Staaten haben 75 % ein Budget von weniger als 500.000 Dollar.* Um diese kleinen gemeinnützigen Organisationen zu unterstützen, führte BoardSpot ein Förderprogramm ein, das erhebliche Rabatte (bis zu 90 %) bietet und so ihren Vorständen den Zugang zu erstklassigen Tools ermöglicht. „Ohne die unglaubliche performance von Upsun könnten wir es uns nicht leisten, BoardSpot unseren kleinsten gemeinnützigen Kunden zu einem so günstigen Preis anzubieten“, sagt Jewett.

Als Reaktion auf die COVID-19-Gesundheitskrise hat BoardSpot rasch eine Videokonferenz-Funktion eingeführt, die direkt in das Produkt integriert ist, damit gemeinnützige Organisationen weiterhin sicher Sitzungen abhalten können – auch wenn sie sich nicht persönlich treffen können.

Ich glaube, dass gemeinnützige Organisationen zu den innovativsten und wichtigsten Einrichtungen in unseren Gemeinden gehören, dabei aber oft am stärksten vernachlässigt werden, wenn es um technologische Lösungen geht. Ich bin froh, dass BoardSpot diesen unverzichtbaren Organisationen einen wichtigen Dienst erweisen kann.

Winn Jewett

*Brice McKeever. National Center for Charitable Statistics. The Nonprofit Sector in Brief 2018. 13. Dezember 2018.