La solution SaaS BoardSpot facilite la vie des conseils d'administration des associations à but non lucratif

Remarque : cette étude de cas a été initialement publiée sous la marque Platform.sh. Elle a été republiée (mise à jour) pour refléter notre nouveau nom, Upsun Cloud. Tous les résultats et analyses restent inchangés

Le développement de sites web sur mesure pour les associations à but non lucratif est depuis 15 ans un pilier du portefeuille d’Oxbow Labs, agence digitale et partenaire d’Upsun Cloud. Le fondateur, Winn Jewett, et son équipe s’attachent en priorité à bien comprendre la mission unique de chaque association, qui est de faire le bien.

Pour presque tous les projets de sites web sur mesure, l’équipe d’Oxbow Labs a remarqué que les clients à but non lucratif demandaient un ensemble d’outils intégrés pour soutenir leurs conseils d’administration, dont les responsabilités couvrent l’orientation stratégique, la planification, le renforcement et le suivi des programmes, ainsi que la supervision financière. La tendance qui s’est dégagée de ces mises en œuvre ponctuelles et sur mesure a poussé l’équipe d’Oxbow Labs à créer un portail destiné aux conseils d’administration des associations à but non lucratif, capable d’avoir un impact positif sur la gouvernance de n’importe quelle association.

Une solution SaaS pour faciliter la gouvernance

Pendant des années, les conseils d’administration des associations ont utilisé des outils d’une autre époque pour gérer leurs réunions et diriger leurs organisations. Certains bricolent des solutions à partir d’outils différents — Dropbox pour les fichiers, les e-mails pour communiquer, en croisant les doigts pour les réponses aux invitations — tandis que d’autres s’appuient entièrement sur des dossiers papier et des réunions en présentiel. Pendant des années, le secteur s’est lentement tourné vers des outils plus sophistiqués, jusqu’en mars 2020, lorsque la COVID-19 a accéléré la nécessité pour les conseils d’administration d’adopter une solution de gouvernance entièrement numérique et à distance.

BoardSpot, la filiale d’Oxbow, concrétise la vision de toutes les associations : exploiter pleinement le potentiel de leurs conseils d’administration grâce à l’accès à l’information et à la collaboration. Pour donner vie à cette vision, l’équipe de BoardSpot a très vite compris qu’elle devait développer un portail dédié aux conseils d’administration d’associations, doté d’un nouvel ensemble d’outils et de fonctionnalités suffisamment puissantes pour répondre aux besoins des associations de grande envergure, tout en restant assez intuitif pour que les membres bénévoles du conseil d’administration s’y sentent immédiatement à l’aise.

Conçu avec Upsun Cloud et proposé en tant que logiciel en tant que service (SaaS), BoardSpot complète le travail d’Oxbow et permet d’élargir l’offre de services aux associations à but non lucratif à la recherche d’une suite de solutions en ligne robustes.

La simplicité d’utilisation et le modèle tarifaire de BoardSpot ont rencontré un succès incroyable auprès des grandes associations à but non lucratif issues d’un large éventail de secteurs, notamment l’enseignement supérieur, la santé et la protection des espaces naturels.

Accompagner des entreprises internationales

BoardSpot s’appuie sur Upsun Cloud pour exécuter plusieurs versions de son code dans différentes régions du monde. L’intégration d’Upsun Cloud à GitLab permet de déployer automatiquement le code sur l’ensemble des instances BoardSpot en même temps, ce qui garantit la synchronisation du produit pour tous les clients. Les clients internationaux profitent ainsi des gains de performances et des avantages liés à la localisation des données offerts par un serveur physiquement proche.

Agilité pour relever les défis et faire évoluer rapidement les solutions

« L’un des principaux avantages de l’hébergement chez Upsun, c’est la rapidité et la flexibilité que ça apporte au processus de développement », explique Jewett. « Ces fonctionnalités nous ont permis d’être incroyablement réactifs face aux demandes et suggestions de nos clients. » 

Un exemple ? Le Fonds des Nations Unies pour le développement (FUNUD).

Au tout début du développement du produit, l’UNCDF a contacté BoardSpot avec un défi particulier. En raison des réglementations strictes imposées aux organisations relevant de l’ONU, tous les votes en ligne de l’UNCDF doivent être certifiés par un membre externe avant que les résolutions puissent être officiellement approuvées. BoardSpot a sauté sur l’occasion pour mettre au point une solution technologique simple à un véritable défi de gouvernance et a rapidement intégré la certification des votes dans le système de vote en ligne. Cette fonctionnalité a ensuite été déployée auprès de tous les clients de BoardSpot qui avaient également besoin de ce niveau supplémentaire de responsabilité.

La sécurité dès la conception

Conçu autour de Drupal, BoardSpot tire pleinement parti des fonctionnalités de sécurité et de conformité prêtes à l’emploi d’Upsun Cloud, ainsi que de son processus de développement. « Dans le processus de développement de BoardSpot, on utilise un hook de déploiement pour supprimer toutes les données clients des environnements de développement », explique Jewett.

« C’est absolument primordial qu’il n’y ait aucune contamination croisée entre les organisations et que les données clients ne soient jamais exposées. En tirant parti des capacités d’Upsun, on peut donner à notre équipe de développement l’accès à tous les environnements jusqu’à la branche de développement, avec la tranquillité d’esprit de savoir que les données sont nettoyées tout au long du processus. »

Winn Jewett
, fondateur
d’Oxbow Labs et de BoardSpot

Travailler en parallèle, accélérer les cycles de développement

À tout moment, l’équipe de développement de BoardSpot crée simultanément de nouvelles fonctionnalités dont le développement prend des semaines, voire des mois ; apporte des améliorations mineures prêtes en quelques jours ; et met en œuvre des correctifs, notamment les mises à jour de sécurité fournies par l’équipe dédiée à la sécurité de Drupal. Avec Upsun Cloud, chacune de ces fonctionnalités bénéficie d’un clone identique de l’environnement d’hébergement complet, jusque dans les moindres détails de configuration. Avec des calendriers de déploiement aussi disparates entre les fonctionnalités les plus modestes et les plus ambitieuses, l’intégration d’Upsun Cloud à GitLab facilite les requêtes de fusion pour rebaser automatiquement le dépôt Git et inclure les modifications de code récentes dans les branches de fonctionnalités à long terme.

« Nos ingénieurs peuvent travailler à une vitesse incroyable pour déployer des mises à jour rapides tout en prenant le temps nécessaire pour planifier et développer correctement de nouvelles fonctionnalités importantes, le tout sans perdre une seconde. »

Winn Jewett

S'engager et la COVID-19

Dès le début, Jewett et son équipe ont voulu s’assurer que les plus petites associations — celles qui ont peu de personnel et des budgets extrêmement serrés — puissent se permettre d’avoir accès à des technologies soutenant leurs missions. Sur les 1,56 million d’associations aux États-Unis, 75 % ont des budgets inférieurs à 500 000 dollars.* Pour soutenir ces petites associations, BoardSpot a lancé un programme de subventions offrant des remises importantes (jusqu’à 90 %), permettant ainsi à leurs conseils d’administration d’accéder à des outils de classe mondiale. « Sans les performances incroyables d’Upsun, on n’aurait pas les moyens de proposer BoardSpot à un tarif aussi réduit à nos plus petites associations clientes », explique Jewett.

En réponse à la crise sanitaire liée à la COVID-19, BoardSpot a rapidement lancé une fonctionnalité de visioconférence directement intégrée au produit, permettant ainsi aux associations de continuer à organiser des réunions en toute sécurité, même si elles ne pouvaient pas se rencontrer en personne.

Je pense que les associations à but non lucratif comptent parmi les entités les plus innovantes et les plus importantes de nos communautés, mais qu’elles sont souvent les plus défavorisées en matière de solutions technologiques. Je suis ravi que BoardSpot puisse offrir un service essentiel à ces organisations indispensables.

Winn Jewett

*Brice McKeever. Centre national des statistiques caritatives. Le secteur associatif en bref 2018. 13 décembre 2018.