Die SaaS-Lösung BoardSpot entlastet gemeinnützige Vorstände.

Hinweis: Diese Fallstudie wurde ursprünglich unter der Marke Platform.sh veröffentlicht. Sie wurde überarbeitet (aktualisiert), um unserem neuen Namen Upsun Rechnung zu tragen. Alle Ergebnisse und Erkenntnisse bleiben unverändert.

Die Entwicklung maßgeschneiderter Websites für gemeinnützige Organisationen ist seit 15 Jahren ein fester Bestandteil des Portfolios der Digitalagentur und Upsun-Partner Oxbow Labs. Gründer Winn Jewett und sein Team legen großen Wert darauf, ein tiefes Verständnis für die einzigartige Mission jeder gemeinnützigen Organisation zu entwickeln.

Bei fast jedem Projekt zur Entwicklung einer maßgeschneiderten Website stellte das Team von Oxbow Labs fest, dass gemeinnützige Kunden eine Reihe integrierter Tools zur Unterstützung ihrer Vorstände wünschten, deren Aufgabenbereiche von der strategischen Ausrichtung über die Planung und Stärkung/Überwachung von Programmen bis hin zur Finanzkontrolle reichen. Das sich aus diesen einmaligen, maßgeschneiderten Implementierungen abzeichnende Muster veranlasste das Team von Oxbow Labs, ein Portal für gemeinnützige Organisationen zu entwickeln, das sich positiv auf die Governance jeder gemeinnützigen Organisation auswirken würde.

Eine SaaS-Lösung zur Erleichterung der Unternehmensführung

Seit Jahren verwenden gemeinnützige Vorstände altmodische Tools, um Vorstandssitzungen zu verwalten und ihre Organisationen zu leiten. Einige basteln Lösungen aus verschiedenen Tools zusammen, Dropbox für Dateien, E-Mail für die Kommunikation, Daumen drücken für Rückmeldungen, während andere sich vollständig auf physische Vorstandsunterlagen und persönliche Treffen verlassen. Jahrelang vollzog sich in der Branche ein langsamer Übergang zu ausgefeilteren Tools, bis im März 2020 COVID-19 die Notwendigkeit für Vorstände beschleunigte, eine vollständig digitale und remote Lösung für die Unternehmensführung einzuführen.

Das Spin-off-Unternehmen von Oxbow, BoardSpot, erfüllt die Vision aller gemeinnützigen Organisationen: das volle Potenzial ihrer Vorstände durch Zugang zu Informationen und Zusammenarbeit auszuschöpfen. Um diese Vision zu verwirklichen, erkannte das BoardSpot-Team frühzeitig, dass es ein Portal für gemeinnützige Organisationen mit neuen Tools und Funktionen entwickeln musste, die leistungsstark genug sind, um die Anforderungen von gemeinnützigen Organisationen in Unternehmensgröße zu erfüllen, aber dennoch so intuitiv, dass sich ehrenamtliche Vorstandsmitglieder sofort wohlfühlen.

BoardSpot wurde mit Upsun entwickelt und wird als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten. Es ergänzt die Arbeit von Oxbow und ermöglicht ein erweitertes Serviceangebot für gemeinnützige Organisationen, die eine Reihe robuster Online-Lösungen suchen.

Die Benutzerfreundlichkeit und das Preismodell von BoardSpot sind bei großen gemeinnützigen Organisationen aus einer Vielzahl von Branchen, darunter Hochschulbildung, Gesundheitswesen und Landschutz, äußerst beliebt.

Unterstützung globaler Unternehmenskunden

BoardSpot nutzt Upsun, um mehrere Versionen seiner Codebasis in verschiedenen Regionen weltweit auszuführen. Durch die Integration von Upsun in GitLab können Code-Bereitstellungen automatisch und gleichzeitig auf alle BoardSpot-Instanzen übertragen werden, sodass das Produkt für alle Kunden synchron bleibt. Internationale Kunden profitieren von den Leistungsverbesserungen und den Vorteilen der Datenresidenz eines physisch nahe gelegenen Servers.

Agilität, um auf Herausforderungen zu reagieren und Lösungen schnell zu skalieren

„Einer der größten Vorteile des Hostings bei Upsun ist die Geschwindigkeit und Flexibilität, die es für den Entwicklungsworkflow mit sich bringt“, sagt Jewett. „Dank dieser Funktion können wir unglaublich schnell auf Kundenwünsche und -vorschläge reagieren.“ Ein Beispiel? Der Kapitalentwicklungsfonds der Vereinten Nationen (UNCDF).

In der frühen Phase der Produktentwicklung wandte sich UNCDF mit einer besonderen Herausforderung an BoardSpot. Aufgrund der strengen Vorschriften für Organisationen unter der Schirmherrschaft der Vereinten Nationen müssen alle Online-Abstimmungen von UNCDF von einem externen Mitglied zertifiziert werden, bevor Beschlüsse offiziell genehmigt werden können. BoardSpot ergriff die Gelegenheit, eine einfache technologische Lösung für eine reale Herausforderung im Bereich Governance zu entwickeln, und integrierte die Abstimmungszertifizierung schnell in das Online-Abstimmungssystem. Diese Funktion wurde dann für alle BoardSpot-Kunden bereitgestellt, die ebenfalls ein zusätzliches Maß an Verantwortlichkeit benötigten.

Sicherheit von Grund auf

BoardSpot basiert auf Drupal und nutzt in hohem Maße die sofort einsatzbereiten Sicherheits- und Compliance-Funktionen sowie den Entwicklungs-Workflow von Upsun. „Im Entwicklungsprozess von BoardSpot verwenden wir einen Deploy-Hook, um alle Kundendaten aus den Entwicklungsumgebungen zu entfernen“, sagt Jewett.

„Es ist absolut entscheidend, dass es keine Kreuzkontaminierung zwischen Organisationen gibt und dass Kundendaten niemals offengelegt werden. Durch die Nutzung der Funktionen von Upsun können wir unserem Entwicklungsteam Zugriff auf alle Umgebungen bis hin zum Entwicklungszweig gewähren, mit der Gewissheit, dass die Daten während des gesamten Workflows bereinigt werden.“

Winn Jewett
Gründer
Oxbow Labs und BoardSpot

Paralleles Arbeiten, schnellere Entwicklungszyklen

Das Entwicklungsteam von BoardSpot arbeitet jederzeit gleichzeitig an neuen Funktionen, deren Entwicklung Wochen oder Monate dauert, nimmt kleinere Verbesserungen vor, die innerhalb weniger Tage fertiggestellt sind, und implementiert Hotfixes, einschließlich Sicherheitsupdates vom dedizierten Sicherheitsteam von Drupal. Mit Upsun wird jede dieser Funktionen mit einem identischen Klon der gesamten Hosting-Umgebung bereitgestellt, bis hin zu den kleinsten Konfigurationsdetails. Angesichts der sehr unterschiedlichen Bereitstellungszeitpläne zwischen den kleinsten und größten Funktionen erleichtert die Integration von Upsun in GitLab die automatische Rebasierung des Git-Repositorys durch Merge-Anfragen, um aktuelle Codeänderungen in langfristige Feature-Branches zu übernehmen.

„Unsere Ingenieure können unglaublich schnell arbeiten, um schnelle Updates zu veröffentlichen und sich die Zeit zu nehmen, die für die ordnungsgemäße Planung und Entwicklung großer neuer Funktionen erforderlich ist, und das alles ohne Verzögerungen.“

Winn Jewett

Etwas zurückgeben und COVID-19

Von Anfang an wollten Jewett und sein Team sicherstellen, dass auch die kleinsten gemeinnützigen Organisationen, mit wenigen Mitarbeitern und unglaublich knappen Budgets, sich die Technologie leisten können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Von den 1,56 Millionen gemeinnützigen Organisationen in den Vereinigten Staaten haben 75 % ein Budget von weniger als 500.000 US-Dollar. Um diese kleinen gemeinnützigen Organisationen zu unterstützen, hat BoardSpot ein Förderprogramm eingeführt, das erhebliche Rabatte (bis zu 90 %) gewährt und ihnen so den Zugang zu erstklassigen Tools für ihre Vorstände ermöglicht. „Ohne die unglaubliche Leistung von Upsun könnten wir es uns nicht leisten, BoardSpot unseren kleinsten gemeinnützigen Kunden zu einem so günstigen Preis anzubieten“, sagt Jewett.

Als Reaktion auf die COVID-19-Gesundheitskrise hat BoardSpot schnell eine Videokonferenzfunktion eingeführt, die direkt in das Produkt integriert ist und sicherstellt, dass gemeinnützige Organisationen ihre Sitzungen auch dann sicher fortsetzen können, wenn sie sich nicht persönlich treffen können.

Ich bin davon überzeugt, dass gemeinnützige Organisationen zu den innovativsten und wichtigsten Einrichtungen in unseren Gemeinden gehören, aber oft am wenigsten von technologischen Lösungen profitieren. Ich freue mich, dass BoardSpot diesen wichtigen Organisationen einen wichtigen Dienst leisten kann.

Winn Jewett

*Brice McKeever. National Center for Charitable Statistics. Der gemeinnützige Sektor in Kürze 2018. 13. Dezember 2018.