Comment Symphony3 uniformise la diffusion numérique pour plus de 40 collectivités locales en Australie et en Nouvelle-Zélande

Défi

Symphony3 propose des services numériques intégrés aux collectivités locales d’Australie et de Nouvelle-Zélande. L’entreprise offre trois services principaux : des solutions numériques, des solutions d’intégration via sa plateforme SmartGlue, et des solutions d’IA via sa plateforme Beetrix IA.

Chaque collectivité a besoin de solutions numériques sécurisées et accessibles, qu’il s’agisse de sites web, de formulaires en ligne, de tableaux de bord d’urgence ou autres.

Cependant, la gestion de ces projets au cas par cas générait des coûts d’infrastructure considérables. La lenteur des cycles de déploiement et les configurations manuelles des serveurs devenaient un frein, limitant la capacité de l’agence à s’adapter et à réagir rapidement lorsque les collectivités avaient besoin de mises à jour numériques urgentes.

Solution

Symphony3 a regroupé l’ensemble de ses solutions numériques destinées aux collectivités locales et son modèle de déploiement sur Upsun, remplaçant ainsi la gestion manuelle des serveurs, très chronophage, par un processus automatisé et piloté par du code.

Ça a permis de mettre en place un modèle de déploiement standardisé et reproductible : les sites web et les services numériques des communes sont construits à partir de modèles cohérents, ce qui signifie qu’une nouvelle commune peut passer de la signature du contrat à la mise en service de l’infrastructure en une fraction du temps qu’il fallait auparavant.

L’infrastructure numérique sur Upsun a été intégrée au modèle de prestation plus large de Symphony3 (intégration et IA), reliant les sites web et les formulaires des municipalités aux systèmes back-end centraux et aux processus automatisés.

Symphony3 se déploie principalement sur AWS, tirant parti de ses certifications de sécurité et de la fiabilité de son infrastructure pour répondre aux exigences de résidence des données et de conformité attendues par les collectivités locales. Pour les PDG et les directeurs techniques des communes soucieux des risques, c’est important, car ça élimine les incertitudes liées à une infrastructure sur mesure et les remplace par un modèle de prestation éprouvé et de niveau entreprise.

Résultats

• Exploitation évolutive de la plateforme : l’automatisation permet à une équipe d’ingénieurs réduite de gérer et de déployer efficacement des applications dans plus de 40 environnements municipaux distincts.
• Des centaines de milliers d’économies par an : les processus automatisés pour le Ballina Shire ont permis d’éliminer 5 000 heures de tâches manuelles, avec un retour sur investissement en seulement cinq semaines.
• Fiabilité lors d’événements à forte demande : des tableaux de bord d’urgence déployables rapidement fournissent une source unique d’informations fiables en cas d’incendies et d’inondations, en récupérant des données en temps réel à partir de sources fiables avec un minimum d’intervention manuelle.
• Intégration back-end unifiée : les applications numériques fonctionnant sur Upsun se connectent directement à la plateforme d’intégration SmartGlue de Symphony3. Cette architecture permet une synchronisation sécurisée avec les systèmes back-end critiques des communes, notamment l’ERP, la finance, la gestion des actifs, la gestion documentaire et bien plus encore.
• Plug-ins d’IA : Les municipalités qui utilisent le déploiement SmartGlue de Symphony3 peuvent intégrer Beetrix-IA pour proposer des services basés sur l’IA. Ça inclut notamment les agents IA chargés des infractions, les créateurs de formulaires numériques à partir de PDF, les agents IA chargés du patrimoine, et bien plus encore.

---

Dépasser le goulot d’étranglement des déploiements manuels

Les collectivités locales sont confrontées à une pression numérique unique : elles doivent fournir des services numériques intégrés, une sécurité de niveau entreprise et une disponibilité 24 h/24, 7 j/7 et 365 j/an avec des ressources internes limitées. Pour Symphony3, le défi consistait à gérer tout ça à grande échelle. Avant d’adopter Upsun, chaque nouveau projet municipal risquait de devenir un fardeau opérationnel.

Le problème ne se situait pas seulement au niveau de la mise en place initiale ; il résidait aussi dans la lourdeur de la maintenance. Les configurations manuelles des serveurs et les processus fragmentés faisaient que le lancement d’un nouveau service ou la mise à jour d’un service existant détournaient l’attention de ce qui comptait vraiment : l’expérience des citoyens.

« Symphony3 avait besoin d’une plateforme capable d’éliminer les coûts liés à l’infrastructure, de faciliter l’intégration dans les systèmes centraux et de permettre à un seul développeur de faire le travail de plusieurs, sans sacrifier la fiabilité ni la sécurité. » – Philip Joseph, responsable des solutions numériques chez Symphony3.

Un modèle de déploiement reproductible conçu pour les collectivités locales

Le virage de Symphony3, c’était un changement d’architecture, pas juste un changement d’hébergeur. Ils avaient besoin d’une plateforme qui permette des services numériques évolutifs, reproductibles et intégrés. Ils ont utilisé Upsun pour créer un modèle de déploiement reproductible.

En définissant l’infrastructure sous forme de code, Symphony3 peut désormais déployer un nouvel environnement pour les conseils municipaux, avec toutes les certifications de sécurité et configurations nécessaires, en un temps record.

Cette approche permet à l’agence de proposer des services numériques intégrés «prêts à l’emploi» qui donnent l’impression d’être sur mesure pour le citoyen, et qui s’intègrent directement aux systèmes d’entreprise, le tout géré via un pipeline unifié et ultra-efficace.

Des sites web conçus pour les municipalités, livrés rapidement

Symphony3 a livré des sites web modernes et accessibles pour des communes à travers l’Australie et la Nouvelle-Zélande, chacun conçu pour aider les habitants à trouver des informations et à effectuer des démarches en ligne sans avoir à téléphoner.

Pour la ville de Greater Bendigo, un site web vieux de sept ans a été remplacé par une plateforme numérique moderne, intégrée et dotée d’IA, offrant des services avec une rentabilité trois à cinq fois supérieure.

Le conseil du comté de Golden Plains a constaté que les avantages allaient bien au-delà du site web lui-même. Les formulaires en ligne s’intègrent désormais directement aux systèmes centraux du conseil, ce qui élimine le traitement manuel. Le personnel a été parfaitement formé et équipé d’outils lui permettant de concevoir et de publier du contenu sans avoir à faire appel à des développeurs. Grâce au code, aux designs et aux formulaires réutilisables développés au sein du réseau de conseils municipaux de Symphony3, Golden Plains a évité les coûts liés à une création à partir de zéro.

Lorsque l’ancien prestataire du site web du Conseil municipal de Lismore a cessé ses activités, Symphony3 a réagi rapidement pour assurer la continuité du service, en mettant en place trois petits registres/formulaires de demande dans des délais très courts et en évitant toute interruption de la présence numérique du conseil pendant la transition.

Des formulaires en ligne à la préparation aux situations d’urgence

Le véritable test de ce modèle standardisé, c’est le tableau de bord d’urgence. En cas de crise, comme des feux de brousse ou des inondations, les sites web des municipalités connaissent des pics de trafic massifs, car les habitants cherchent une source d’information fiable et unique.

Sur Upsun, ces tableaux de bord récupèrent des données en temps réel auprès de services d’urgence tiers (comme la Country Fire Authority (CFA)) et s’adaptent automatiquement pour gérer l’afflux de trafic. Les habitants peuvent accéder à des infos en temps réel, comme des cartes en direct indiquant les routes fermées, des mises à jour en direct provenant directement des pages des réseaux sociaux de la mairie, et des infos essentielles provenant de sources d’urgence fiables, le tout au même endroit.

Comme l’infrastructure est préconfigurée et a fait ses preuves, le personnel de la mairie n’a pas à se soucier de l’état des serveurs pendant une crise ; il peut se concentrer entièrement sur la communication d’informations essentielles à sa communauté.

« Le tableau de bord d’urgence est un excellent exemple de ce qu’il est possible de faire… La même rapidité, la même fiabilité et la même évolutivité s’appliquent à tous les sites web et services numériques proposés sur la plateforme. » – Philip Joseph, responsable des solutions numériques chez Symphony3.

Impact concret : des centaines de milliers de dollars économisés chaque année

Les résultats de cette modernisation sont évidents dans le projet du Conseil du comté de Ballina. Symphony3 a conçu et développé des formulaires numériques et des registres de paiement qui ont automatisé des tâches auparavant effectuées à la main.

Cette automatisation a permis d’éliminer environ 5 000 heures de traitement manuel des données par an.

Le projet a été rentabilisé en seulement 5 semaines et permet désormais au conseil de faire des économies de plusieurs centaines de milliers de dollars chaque année.

Ce résultat est le fruit d’une collaboration : Symphony3 a mis en place l’intégration et l’automatisation qui ont permis ces économies, tandis qu’Upsun a fourni la plateforme qui a permis de les déployer rapidement et de les faire fonctionner de manière fiable. Grâce à Upsun qui s’occupe de l’infrastructure (mises à jour automatisées, évolutivité et conformité), Symphony3 a récupéré des centaines d’heures auparavant consacrées à la maintenance des serveurs.

Un modèle pour la modernisation du secteur public

Le parcours de Symphony3 prouve que la transformation numérique au sein des collectivités locales ne doit pas forcément être lente ni nécessiter des ressources considérables. En choisissant une plateforme qui privilégie la standardisation et l’autonomie des développeurs, les collectivités peuvent offrir des services de meilleure qualité à davantage de citoyens, et ce plus rapidement.

« Grâce à Upsun, Symphony3 a renforcé sa capacité à fournir des résultats numériques de haute qualité à grande échelle, en réduisant les frais généraux liés au DevOps et en consacrant davantage de temps à la création de meilleures solutions pour les conseils municipaux. » – Philip Joseph, responsable des solutions numériques chez Symphony3.

À propos de Symphony3

Symphony3 est une entreprise de solutions numériques fondée en 2011 et dédiée aux collectivités locales. Depuis plus d’une décennie, Symphony3 a mené à bien plus de 120 projets pour des collectivités locales en Australie et en Nouvelle-Zélande, créant ainsi une plateforme à laquelle font aujourd’hui confiance plus de 40 conseils municipaux.

Les trois domaines de solutions clés de Symphony3 – le numérique, l’intégration et l’IA – guident la manière dont Symphony3 collabore avec les municipalités pour offrir des expériences client simples et connectées qui répondent aux besoins et aux attentes en constante évolution des communautés.