Fallstudien

Wie Symphony3 die digitale Bereitstellung für über 40 Kommunalverwaltungen in Australien und Neuseeland standardisiert

7 minuten Lesezeit

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Herausforderung

Symphony3 bietet integrierte digitale Dienste für Kommunalverwaltungen in ganz Australien und Neuseeland an. Das Unternehmen stellt drei Kerndienste bereit: digitale Lösungen, Integrationslösungen über seine SmartGlue-Plattform und KI-Lösungen über seine Beetrix-KI-Plattform.

Jede Kommunalverwaltung benötigt sichere, barrierefreie digitale Lösungen – von Websites über Webformulare bis hin zu Notfall-Dashboards und mehr.

Die Verwaltung dieser Lösungen als maßgeschneiderte Einzelprojekte verursachte jedoch einen enormen Infrastrukturaufwand. Langsame Bereitstellungszyklen und manuelle Serverkonfigurationen wurden zu einem Engpass, der die Fähigkeit der Agentur einschränkte, schnell zu skalieren und zu reagieren, wenn die Kommunalverwaltungen dringende digitale Updates benötigten.

Lösung

Symphony3 hat seine gesamten digitalen Lösungen für Kommunalverwaltungen sowie sein Bereitstellungsmodell auf Upsun konsolidiert und damit die zeitaufwändige manuelle Serververwaltung durch einen automatisierten, programmierten Workflow ersetzt.

Dies ermöglichte ein standardisiertes, wiederholbares Bereitstellungsmodell: Die Websites und digitalen Dienste der Kommunalverwaltungen basieren auf einheitlichen Vorlagen, sodass eine neue Kommunalverwaltung vom Vertragsabschluss bis zur Inbetriebnahme der Infrastruktur nur noch einen Bruchteil der zuvor benötigten Zeit benötigt.

Die digitale Infrastruktur auf Upsun wurde in das umfassendere Bereitstellungsmodell von Symphony3 (Integration und KI) integriert, wodurch die Websites und Formulare der Kommunalverwaltungen mit den zentralen Backend-Systemen und automatisierten Workflows verbunden wurden.

Symphony3 wird hauptsächlich auf AWS bereitgestellt und nutzt dessen Sicherheitszertifizierungen sowie die Zuverlässigkeit der Infrastruktur, um die von den Kommunalverwaltungen erwarteten Anforderungen an den Datenaufbewahrungsort und die Compliance zu erfüllen. Für risikobewusste CEOs und CTOs von Kommunalverwaltungen ist das wichtig, da es die Unwägbarkeiten einer maßgeschneiderten Infrastruktur beseitigt und durch ein bewährtes Bereitstellungsmodell auf Unternehmensniveau ersetzt.

Symfony

Ergebnisse

Skalierbarer Plattformbetrieb: Dank Automatisierung kann ein schlankes Entwicklerteam Anwendungen in über 40 verschiedenen Umgebungen effizient verwalten und bereitstellen.
Einsparungen in Höhe von Hunderttausenden pro Jahr: Automatisierte Arbeitsabläufe für Ballina Shire haben 5.000 Stunden manuellen Arbeitsaufwands eingespart und bereits nach fünf Wochen einen ROI erzielt.
Zuverlässigkeit bei Ereignissen mit hoher Auslastung: Schnell bereitstellbare Notfall-Dashboards bieten bei Bränden und Überschwemmungen eine zentrale Informationsquelle und beziehen Echtzeitdaten aus vertrauenswürdigen Quellen mit minimalem manuellem Aufwand.
Einheitliche Backend-Integration: Digitale Anwendungen, die auf Upsun laufen, sind direkt mit der SmartGlue-Integrationsplattform von Symphony3 verbunden. Diese Architektur ermöglicht eine sichere Synchronisation mit kritischen Backend-Systemen der Kommune, darunter ERP, Finanzwesen, Anlagenverwaltung, Dokumentenmanagement und vieles mehr.
KI-Plug-ins: Kommunen, die die „SmartGlue“-Lösung von Symphony3 nutzen, können Beetrix-AI als Plug-in integrieren, um KI-gesteuerte Dienste bereitzustellen. Dazu gehören KI-Agenten für Ordnungswidrigkeiten, KI-Tools zur Umwandlung von PDF-Dateien in digitale Formulare, KI-Agenten für Kulturerbe und vieles mehr.

Den Engpass manueller Bereitstellungen überwinden

Kommunen stehen unter einem ganz besonderen digitalen Druck: Sie müssen mit begrenzten internen Ressourcen integrierte digitale Dienste, Sicherheit auf Unternehmensniveau und Verfügbarkeit rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr gewährleisten. Für Symphony3 bestand die Herausforderung darin, dies in großem Maßstab zu bewältigen. Vor der Einführung von Upsun drohte jedes neue Projekt einer Kommune zu einer operativen Belastung zu werden.

Die Schwierigkeiten lagen nicht nur in der anfänglichen Einrichtung, sondern auch im mühsamen Wartungsaufwand. Manuelle Serverkonfigurationen und fragmentierte Arbeitsabläufe führten dazu, dass die Einführung eines neuen Dienstes oder das Patchen eines bestehenden Dienstes die Aufmerksamkeit von dem ablenkte, was wirklich zählte: das Bürgererlebnis.

„Symphony3 brauchte eine Plattform, die den Infrastrukturaufwand eliminieren, die Integration in Kernsysteme wartungsfreundlicher machen und es einem einzigen Entwickler ermöglichen würde, die Arbeit vieler zu erledigen – ohne dabei an Zuverlässigkeit oder Sicherheit einzubüßen.“ – Philip Joseph, Leiter Digitale Lösungen, Symphony3.

Ein wiederholbares Bereitstellungsmodell speziell für Kommunalverwaltungen

Der Kurswechsel bei Symphony3 war eine architektonische Umstellung, nicht nur ein Wechsel des Hosting-Anbieters. Sie brauchten eine Plattform, die skalierbare, wiederholbare und integrierte digitale Dienste ermöglicht. Sie nutzten Upsun, um ein wiederholbares Bereitstellungsmodell zu schaffen.

Indem Symphony3 die Infrastruktur programmiert, kann das Unternehmen nun in einem Bruchteil der Zeit eine neue Umgebung für die Stadtverwaltung einrichten – komplett mit den erforderlichen Sicherheitszertifizierungen und Konfigurationen.

Dieser Ansatz ermöglicht es der Behörde, „out-of-the-box“ integrierte digitale Dienste anzubieten, die sich für die Bürger wie maßgeschneidert anfühlen und sich direkt in Unternehmenssysteme einbinden lassen – und das alles über eine einheitliche, hocheffiziente Pipeline verwaltet.

Websites für Kommunen – schnell bereitgestellt

Symphony3 hat moderne, barrierefreie Websites für Kommunen in ganz Australien und Neuseeland bereitgestellt, die alle so konzipiert sind, dass Einwohner Informationen finden und Vorgänge online erledigen können, ohne anrufen zu müssen.

Für die Stadt Greater Bendigo wurde eine sieben Jahre alte Website durch eine moderne, integrierte und KI-gestützte digitale Plattform ersetzt, die Dienstleistungen drei- bis fünfmal kosteneffizienter bereitstellt.

Der Golden Plains Shire Council erkannte, dass die Vorteile weit über die Website selbst hinausgingen. Online-Formulare sind nun direkt in die Kernsysteme der Gemeinde integriert, wodurch manuelle Bearbeitungsschritte entfallen. Die Mitarbeiter wurden umfassend geschult und mit Tools ausgestattet, mit denen sie Inhalte selbst gestalten und veröffentlichen können, ohne auf Entwickler angewiesen zu sein. Dank wiederverwendbarer Codes, Designs und Formulare, die im gesamten Gemeinde-Netzwerk von Symphony3 entwickelt wurden, konnte Golden Plains die Kosten für eine komplette Neuentwicklung vermeiden.

Als der bisherige Website-Anbieter des Lismore City Council den Betrieb einstellte, handelte Symphony3 schnell, um die Kontinuität der Dienste zu gewährleisten: Innerhalb eines engen Zeitrahmens wurden drei kleinere Register/Anträge bereitgestellt, wodurch jegliche Unterbrechung der digitalen Präsenz der Stadtverwaltung während der Umstellung verhindert wurde.

Von Webformularen bis zur Notfallvorsorge

Der wahre Test für dieses standardisierte Modell ist das Notfall-Dashboard. In Krisenzeiten, wie bei Buschbränden oder Überschwemmungen, verzeichnen die Websites der Gemeinden massive Zugriffsspitzen, da die Einwohner nach einer einzigen verlässlichen Informationsquelle suchen.

Auf Upsun beziehen diese Dashboards Live-Daten von externen Notfalldiensten (wie der Country Fire Authority (CFA)) und skalieren automatisch, um den Ansturm zu bewältigen. Die Einwohner können an einem einzigen Ort auf Echtzeitinformationen zugreifen, wie zum Beispiel Live-Karten mit Straßensperrungen, Live-Updates direkt von den Social-Media-Seiten der Stadtverwaltung sowie wichtige Informationen aus vertrauenswürdigen Notfallquellen.

Da die Infrastruktur vorkonfiguriert und bewährt ist, müssen sich die Mitarbeiter der Kommunalverwaltung während einer Krise keine Gedanken über den Zustand der Server machen; sie können sich voll und ganz darauf konzentrieren, wichtige Informationen an ihre Gemeinde weiterzugeben.

„Das Notfall-Dashboard ist ein eindrucksvolles Beispiel dafür, was möglich ist … dieselbe Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit gilt für jede Website und jeden digitalen Dienst, der auf der Plattform bereitgestellt wird.“ – Philip Joseph, Leiter Digital Solutions bei Symphony3.

Praktische Auswirkungen: Hunderttausende Dollar Einsparungen pro Jahr

Die Ergebnisse dieser Modernisierung zeigen sich deutlich im Projekt des Ballina Shire Council. Symphony3 entwarf und entwickelte digitale Formulare und Zahlungsregister, die zuvor manuell erledigte Aufgaben automatisierten.

Durch diese Automatisierung entfallen jährlich rund 5.000 Stunden manuelle Datenbearbeitung.

Das Projekt hat sich bereits nach nur 5 Wochen amortisiert und spart dem Gemeinderat nun jedes Jahr Hunderttausende Dollar ein.

Das Ergebnis spiegelt die Kombination beider Faktoren wider: Symphony3 hat die Integration und Automatisierung umgesetzt, die zu den Einsparungen geführt hat, und Upsun hat die Plattform bereitgestellt, die eine schnelle Umsetzung und einen zuverlässigen Betrieb ermöglichte. Da Upsun sich um die technischen Grundlagen kümmert (automatische Updates, Skalierung und Compliance), hat Symphony3 Hunderte von Stunden zurückgewonnen, die zuvor für die Serverwartung aufgewendet wurden.

Ein Leitfaden für die Modernisierung des öffentlichen Sektors

Der Weg von Symphony3 beweist, dass die digitale Transformation in der Kommunalverwaltung weder langsam noch ressourcenintensiv sein muss. Durch die Wahl einer Plattform, die Standardisierung und Entwicklerautonomie in den Vordergrund stellt, können Behörden mehr Bürgern schneller qualitativ hochwertigere Dienstleistungen bieten.

„Mit Upsun hat Symphony3 seine Fähigkeit gestärkt, hochwertige digitale Ergebnisse in großem Maßstab zu liefern, den DevOps-Aufwand zu reduzieren und Arbeitszeit in die Entwicklung besserer Lösungen für die Gemeinderäte umzuverteilen.“ – Philip Joseph, Leiter Digital Solutions, Symphony3.

Über Symphony3

Symphony3 ist ein 2011 gegründetes Unternehmen für digitale Lösungen, das sich auf Kommunalverwaltungen spezialisiert hat. In mehr als einem Jahrzehnt hat Symphony3 über 120 Projekte für Kommunalverwaltungen in Australien und Neuseeland umgesetzt und eine Plattform aufgebaut, der heute über 40 Kommunalverwaltungen als Kunden vertrauen.

Die drei Kernbereiche von Symphony3 – Digitalisierung, Integration und KI – bestimmen die Art und Weise, wie Symphony3 mit Kommunen zusammenarbeitet, um einfache, vernetzte Kundenerlebnisse zu schaffen, die den sich wandelnden Bedürfnissen und Erwartungen der Gemeinden gerecht werden.